O serviço de Engenharia, em todo o mundo, sentiu o impacto da pandemia do coronavírus. Tendo em vista algumas dificuldades enfrentadas neste período, foi realizado um estudo na cidade de Londrina para aplicação da metodologia Scrum a fim de aperfeiçoar e garantir a execução dos serviços programados do setor, incluindo manutenções preventivas e calibrações.
O estudo de caso foi elaborado em um hospital filantrópico de grande porte da cidade de Londrina, Paraná, utilizando um exemplo de Metodologia Ágil: O SCRUM. Foram levantadas as necessidades e problemáticas do setor de engenharia clínica deste hospital e agregado um estudo para viabilização de determinadas tarefas.
Criado em 1993 por Jeff Sutherland e Ken Schwaber, o modelo de metodologia ágil Scrum, foi gerado com a finalidade de desenvolver de forma eficaz e confiável softwares para o setor de tecnologia, que ao longo dos anos foram aplicados e disseminados em inúmeras áreas distintas.
Este modelo é iniciado pela definição do Backlog do Produto (estabelecido pelo Product Owner) onde cada intervalo de atividade é planejado anteriormente, estes intervalos são denominados sprints. Estas atividades serão realizadas pela equipe neste tempo definido que pode variar de 2 a 4 semanas, sem ultrapassar 30 dias. Durante os sprints são realizadas reuniões diárias (Daily Meeting) onde a equipe discute de forma rápida e objetiva o que foi realizado no dia anterior bem como as dificuldades e possíveis tratativas nas ações futuras, culminando a entrega do backlog proposto. Ao final do sprint a equipe se reúne novamente para realizar a retrospectiva das tarefas executadas.
Abaixo exemplificação da forma do ciclo Scrum:
A implantação da metodologia terá a engenheira clínica como responsável por aplicar e gerenciar a ferramenta. Terá apoio da equipe técnica composta por dois técnicos, um estagiário técnico e uma estagiária administrativa para suporte nestas atividades.
A inserção da ferramenta ágil deu início ao estudo e entendimento de suas características realizada pela engenheira responsável do setor. Como o departamento é envolvido por várias demandas e processos diferentes, optou-se para o projeto “piloto” escolher uma dificuldade ou problema na rotina que mais atrapalhava a equipe. Para este estudo objetivou-se então garantir que todas as atividades planejadas (preventivas e calibrações) fossem executadas dentro do mês vigente, sem atrasos.
Desta maneira as atividades foram divididas entre a equipe técnica, de acordo com a especialidade de cada um para garantir a efetividade da execução. Foi adotado o uso de post its no quadro com as delegações das atividades, conforme figura abaixo:
Figura 2 - Painel Visual SCRUM
Fonte: Autoria Própria
Foi acordado com a equipe as seguintes estratégias:
1 – Após início de qualquer atividade o post it deve ser mudado para coluna FAZENDO.
2 – À medida que forem executando as intervenções, deverá ser inserido um post it da mesma cor do equipamento com a quantidade executada e acrescentar na coluna FEITO. Desta maneira seria possível observar quantos eram pra ser executados na coluna FAZENDO e mensurar o que ainda faltava de acordo com a coluna FEITO.
3 - Caso tenha algum impedimento para execução do serviço deverá ser colocado o post it na coluna PARADO para que durante as reuniões diárias as tratativas e soluções sejam discutidas pela equipe.
Após estas definições ocorridas, na primeira semana deram início as atividades e já no segundo dia da segunda semana, as movimentações já foram observadas: 2 equipamentos concluídos e 1 em andamento, conforme figura abaixo:
Figura 3 - Painel SCRUM 2º Dia
Fonte: Autoria Própria
A progressão diária era muito evidente. Durante as reuniões podia-se perceber um grande engajamento da equipe em executar a demanda bem como as problemáticas encontradas no caminho que antes eram despercebidas pelo gestor responsável. Na figura abaixo pode-se observar o 9º dia do estudo onde praticamente todas as atividades já estavam finalizadas:
Figura 4 - Painel SCRUM 9º Dia
Fonte: Autoria Própria
O ciclo do Scrum foi executado até finalização do seu tempo definido em 3 semanas. Ao final da experiência, o resultado pôde ser mensurado de duas maneiras: Visualmente, de acordo com que os serviços executados de acordo com quadro e através de indicadores pré-estabelecidos na rotina do setor que iam se alimentando de acordo com a finalização dos serviços no sistema de gestão de engenharia.
Na figura abaixo encontra-se o primeiro resultado visual observado ao final da implantação da metodologia, foi possível verificar que todos os serviços planejados foram executados 100%.
Figura 5 - Painel Scrum Finalizado
Fonte: Autoria Própria
Ao final do mês, o software de gestão da engenharia foi capaz de realizar o cálculo do indicador, para apresentar os resultados obtidos. O indicador “OPER 5 - % Conclusão de Planejadas” é responsável por calcular os resultados obtidos entre serviços programados no mês versus serviços executados. Ele analisa e calcula a quantidade de serviços finalizados para uma meta de 90%, estipulada pela alta gestão do hospital.
Figura 6 - Cálculo Indicador dos Serviços Executados
Fonte: Sistema de Gestão
A ferramenta mostrou-se muito eficaz no setor e continuará sendo aplicada rotineiramente a fim de garantir a execução dos serviços propostos, afinal o gerenciamento das atividades vem sendo cada vez mais necessária. De acordo com uma fala perpetuada por William Edwards Deming “Não se gerencia o que não se mede, não se mede o que não se define, não se define o que não se entende, e não há sucesso no que não se gerencia”.
Esse texto é de autoria da nossa colaboradora Nathany Lopes, Coordenadora de Projetos no Instituto de Hematologia de Londrina.